Vamos entender porque o canhoto digital é melhor que o canhoto físico
No artigo anterior, falamos sobre o canhoto da nota fiscal e listamos alguns problemas em utilizar o formato físico, sendo o mais recorrente, a perda e o arquivamento desses canhotos.Muitas empresas já realizam o processo de digitalização escaneando o canhoto e armazenando em formato digital. Agora vamos entender as vantagens e desvantagens desse formato.
Vantagens de utilizar o canhoto digital
O canhoto digital, também conhecido como comprovante de entrega digital, oferece diversas vantagens em relação ao formato físico, sendo:
Redução de papel arquivado, o que também pode representar redução de custos.
Armazenamento em nuvem, sendo mais seguro e sem riscos de perda.
Acesso rápido e mais facilidade na gestão e busca dos canhotos.
Sair do canhoto físico para o digital significa um grande avanço no processo de logística da empresa, facilitando principalmente a busca por esses canhotos.
Desvantagens de utilizar o canhoto digital
As desvantagens existem, mas dependem muito da forma em que é realizada a digitalização dos canhotos, ou seja, do processo e das ferramentas utilizadas para isso.
Pode acontecer a perda do canhoto físico antes que ele seja digitalizado. Algumas empresas só digitalizam quando o canhoto é devolvido.
O canhoto, mesmo que digitalizado, pode não ter validade jurídica. Existem leis que determinam o formato técnico do documento digitalizado, para que ele tenha o mesmo efeito do documento original.
A busca e organização dos canhotos, mesmo que em formato digital, pode ser confuso e também difícil organizar e localizar.
Como vimos, digitalizar um canhoto tem algumas desvantagens, o que pode impactar principalmente na validade jurídica do documento digitalizado.
Canhoto digital do jeito certo!
Vamos agora entender como fazer a digitalização do canhoto de forma correta, com o objetivo de ser bem organizado, fácil de localizar, e principalmente, que tenha validade jurídica.
Utilize um aplicativo para que o seu entregador realize a digitalização do canhoto físico assim que ele preencher os dados do recebedor. Dessa forma você evita a perda e recebe os dados em tempo real.
Utilize um aplicativo que aplique as leis técnicas, garantindo a validade jurídica do documento digitalizado.
Utilize uma plataforma que organize os canhotos pelo número do documento da NFe ou CTe, sendo mais prático e fácil de localizar.
Quais leis aplicar na digitalização?
A validade jurídica é muito importante para a digitalização de documentos. Caso necessite utilizar um documento digitalizado em uma ação judicial, o documento pode passar por perícia técnica e ser invalidado. Veja nosso próximo artigo onde explicamos sobre as leis que vão garantir a validade jurídica no seu canhoto digital.
No artigo anterior, falamos sobre o canhoto da nota fiscal e listamos alguns problemas em utilizar o formato físico, sendo o mais recorrente, a perda e o arquivamento desses canhotos.Muitas empresas já realizam o processo de digitalização escaneando o canhoto e armazenando em formato digital. Agora vamos entender as vantagens e desvantagens desse formato.