Validade jurídica do canhoto digital

Vamos entender quais leis aplicar para garantir a validade jurídica

No artigo anterior, falamos sobre o canhoto digital, e listamos alguns problemas em utilizar o formato digital, sendo um deles, a aplicação técnica de leis para garantir a validade jurídica. Vamos ver agora quais leis e como cada uma deve ser aplicada.

Ajuste SINIEF nº 38, de 1º de Outubro de 2021

A primeira lei, o ajuste SINIEF 38, vem com o objetivo de permitir a substituição do canhoto em papel por documentos que comprovem a entrega. Para o transportador, a regra está descrita no inciso XVIII, e para o remetente no inciso XX.

Vamos entender o que cada inciso permite:

XVIII – Comprovante de Entrega do CT-e, resultante da propagação automática do registro de um evento “Comprovante de Entrega do CT-e” em um Conhecimento de Transporte Eletrônico que referencia esta NF-e;
XX – Comprovante de Entrega da NF-e, registro de entrega da mercadoria, pelo remetente, mediante a captura eletrônica de informações relacionadas com a confirmação da entrega da carga;

O inciso XVIII diz que a comprovação pode ser feita pela transportadora, mediante ao evento ”Comprovante de Entrega do CT-e", onde o CTe deve referenciar a NFe a ser comprovada.Já no inciso XX diz que a comprovação pode ser realizada através da captura eletrônica de informações que comprovem a entrega da carga, ou seja, você poderá substituir o canhoto por fotos de mercadorias entregues, com geolocalização, assinaturas digitais, entre outros dados.Acesse o link https://www.confaz.fazenda.gov.br/legislacao/ajustes/2021/ajuste-sinief-38-21 para ter acesso ao documento detalhado sobre o ajuste SINIEF 38.

Decreto 10.278

Como falamos acima, a lei já permite a substituição do canhoto em papel por documentos eletrônicos que comprovem a entrega da carga. Porém, muitas empresas ainda querem guardar o canhoto físico em formato digital.O decreto 10.278 explica como deve ser feito a digitalização de um documento para que ele tenha o mesmo efeito do documento original. Alguns pontos importantes sobre esse decreto:

O decreto estabelece que documentos digitalizados, quando produzidos de acordo com suas normas, podem substituir os documentos originais em papel, sem perder sua validade legal.
Define os requisitos técnicos e procedimentos que devem ser seguidos para garantir a integridade, autenticidade e segurança dos documentos digitalizados.
O decreto se aplica a documentos físicos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno (como órgãos governamentais), pessoas jurídicas de direito privado e pessoas físicas.
Uma vez que os documentos originais tenham sido digitalizados e seus requisitos cumpridos, o decreto permite a eliminação dos originais, desde que haja aprovação em tabela de temporalidade e destinação de documentos.

Aplicando esse decreto ao canhoto digitalizado, entendemos que os metadados especificados no decreto devem ser aplicados ao documento digitalizado, por exemplo:

Autor: Pessoa física ou jurídica que emitiu o documento.
Data e local da digitalização: Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento.
Responsável pela digitalização: Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização

Acesse o link https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/decreto/d10278.htm para ter acesso ao documento detalhado sobre o Decreto 10.278.

Como saber se meu canhoto tem validade jurídica?

Agora que já sabemos quais leis garantem a validade jurídica de um canhoto digitalizado, vamos entender como validar o seu canhoto digitalizado.

O primeiro ponto a se observar é na contratação do software que fará a digitalização do canhoto físico. Verifique quais leis o fornecedor segue, pois existem diversos softwares no mercado que apenas oferecem um aplicativo para digitalizar, mas desconhecem a legislação aplicável.
Segundo ponto é que, caso você opte por comprovar sua entrega por um meio de um documento 100% eletrônico, o Decreto 10.278 não se aplica, pois ele é válido apenas para documentos digitalizados.
Terceiro ponto é que, caso opte por digitalizar o canhoto físico, verifique se os metadados estão presentes no sistema contratado para a digitalização.

Como vimos neste artigo, a validade jurídica é um item extremamente importante a se observar no momento da contratação de um software para auxiliar tanto na digitalização do canhoto, quanto na comprovação de entrega.